Organizacja wycieczek szkolnych to często wyzwanie pełne formalności i stresu – zarówno dla nauczycieli, jak i rodziców. Tradycyjne metody zbierania pieniędzy są nie tylko czasochłonne, ale i narażone na pomyłki. Na szczęście istnieje rozwiązanie, które całkowicie eliminuje problem zbierania środków – system IT stosowany przez TripStar. To nowoczesne narzędzie, które przynosi korzyści wszystkim zaangażowanym stronom.
Każda wycieczka szkolna organizowana przez biuro podróży TripStar jest organizowana przy wykorzystaniu systemu informatycznego TravelPay, dzięki czemu nauczyciele nie muszą zbierać pieniędzy od uczniów czy rodziców.
Korzyści dla nauczyciela przy organizacji wycieczki i zbiórki pieniędzy
1. Brak konieczności zbierania pieniędzy na wycieczkę szkolną
Dzięki systemowi IT wykorzystywanemu przez TripStar nauczyciel nie musi zbierać gotówki od uczniów czy rodziców. Dzięki temu nie musi nosić ze sobą pieniędzy, wydawać reszty oraz przypominać o wpłatach i martwić się brakiem pieniędzy. Platforma stosowana przez biuro podróży TripStar umożliwia dokonywanie wpłat przelewem lub online np. przez BLIK, co automatycznie eliminuje ryzyko zgubienia pieniędzy lub problemów z ich rozliczeniem. System sam przypomina o wpłacie na kilka dni przed uzgodnionym terminem wpłat.
2. Oszczędność czasu – umowa na wycieczkę szkolną przez Internet
Organizowanie wycieczki staje się o wiele prostsze. Umowa na wycieczkę szkolną zawierana jest pomiędzy rodzicami a biurem podróży. System automatycznie zbiera do rodziców wymagane informacje, tworzy listę uczestników, rejestruje wpłaty i generuje raporty, które pomagają nauczycielowi mieć wszystko pod kontrolą, bez ręcznego śledzenia płatności.
3. Prostota w komunikacji
System pozwala na szybkie i przejrzyste przekazywanie informacji do rodziców. Umowa jest wysyłana na podany adres e-mail rodzica lub opiekuna wraz ze wszystkim szczegółami. System przypomina o terminach wpłat oraz wysyła potwierdzenia wpływu środków. Biuro podróży ma możliwość wysyłania wiadomości e-mail do wszystkich rodziców i uczestników. To duże ułatwienie w organizacji.
4. Większy profesjonalizm i kontrola
Korzystając z nowoczesnego narzędzia, nauczyciel zyskuje w oczach rodziców jako osoba, która dba o bezpieczeństwo finansowe i organizacyjne całego przedsięwzięcia. Dodatkowo nauczyciel uzyskuje dostęp do systemu, co pozwala mu monitorować, kto zapisał się już na wycieczkę oraz czy zapłacił pieniądze. Dzięki temu nauczyciel nie traci kontroli nad swoją wycieczką w trakcie zapisów i zbiórki pieniędzy.
Korzyści dla rodziców ucznia jadącego na wycieczkę szkolną
1. Umowa na wycieczkę szkolną zawierana przez Internet
Umowa na wycieczkę szkolną jest zawierana przez Internet bezpośrednio pomiędzy rodzicami a biurem podróży TripStar. Rodzice wypełniają niezbędne dane na formularzu i na podstawie tych danych przygotowywana jest umowa. Dokumenty są wysyłane na wskazany adres poczty e-mail rodzica. Nie ma potrzeby odsyłania dokumentów.
2. Wygodne płatności – szybko, bezpiecznie i bez wychodzenia z domu
Rodzice mogą łatwo i komfortowo opłacić wycieczkę, wybierając preferowaną metodę płatności – przelewem bankowym, online czy za pomocą BLIK. To rozwiązanie pozwala zaoszczędzić czas i unikać zbędnych formalności, a dodatkowo zapewnia bezpieczeństwo finansowe. Dzięki temu rodzice nie muszą martwić się o przekazywanie gotówki dziecku ani szukać dogodnego terminu na wpłatę osobiście.
3. Pełna kontrola nad finansami – jasne zasady i pewność transakcji
Rodzice dokładnie wiedzą, ile już wpłacili, ile jeszcze pozostało do uregulowania oraz do kiedy należy dokonać kolejnej wpłaty. Każda transakcja jest natychmiast rejestrowana w systemie i potwierdzana wiadomością e-mail, co zapewnia całkowite bezpieczeństwo i pewność, że środki trafiły na właściwe konto. Jeśli wycieczka jest opłacana ratalnie, rodzice zawsze otrzymują jasne informacje o pozostałej kwocie i terminach płatności, co pozwala im bez stresu zaplanować wydatki.
4. Bezpieczeństwo dziecka i zbiórki pieniędzy
Zgubione, wydane lub ukradzione pieniądze na wycieczkę do duży problem. W TripStar wszystko odbywa się online, co minimalizuje ryzyko błędów lub zagubienia środków. Dziecko nie będzie też niepotrzebnie narażone na kradzież pieniędzy. Dzięki temu rodzice nie muszą martwić się o to, czy pieniądze przekazane dziecku dotrą do nauczyciela.
5. Dostęp do informacji – prawo każdego rodzica
Każdy rodzic na prawo wiedzieć, z kim będzie podróżować jego dziecko. Dzięki systemowi IT stosowanemu przez TripStar rodzice mają dostęp do szczegółów wycieczki. Wraz z umową, na pocztę e-mail wysyłany jest program wycieczki szkolnej oraz inne szczegółowe informacje. Każdy mail z potwierdzeniem wpłaty zawiera informację o całym koszcie wycieczki w zł oraz pozostałej do zapłaty kwocie. Na 7 dni i na 3 dni przed terminem płatności rodzice otrzymują przypomnienie o następnej płatności.
Jak działa system IT wykorzystywany przez TripStar?
System IT biura podróży TripStar wspiera organizację wycieczek grupowych. Proces jest prosty:
- TripStar, czyli organizator wycieczki szkolnej współpracujące z nauczycielem lub rodzicem i rejestruje wycieczkę w systemie.
- Biuro podróży przekazuje do nauczyciela lub rodzica koordynującego organizację wycieczki szkolnej wiadomość z linkiem do dedykowanej strony. Wiadomość ta jest rozsyłana przez dziennik elektroniczny (np. Librus czy Vucan), przez Messenger, Whatsapp lub e-mailem do wszystkich rodziców z klasy.
- Rodzice po kliknięciu w link przechodzą do dedykowanej strony wycieczki, gdzie podają wymagane informacje oraz mogą przejrzeć i zaakceptować dokumenty i dokonać wpłat.
- Umowa, załączniki z programem oraz dane do płatności są wysyłane do rodzica na podany adres e-mail.
- System pozwala także wykupić ubezpieczenie od kosztów rezygnacji w wycieczce szkolnej (koszt to ok. 2% wartości wycieczki, czyli kilka lub kilkanaście zł)
- System automatycznie śledzi wpłaty, aktualizuje listę uczestników i generuje dokumenty, takie jak umowy czy faktury.
Podsumowanie
System IT stosowany przez TripStar to narzędzie, które rewolucjonizuje organizację wycieczek szkolnych, przynosząc korzyści zarówno nauczycielom, jak i rodzicom. Dla nauczycieli oznacza to mniej stresu i formalności, a więcej czasu na to, co naprawdę ważne – tworzenie niezapomnianych wspomnień dla uczniów. Dla rodziców – wygodę, bezpieczeństwo i przejrzystość całego procesu. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom wycieczki szkolne stają się przyjemnością, a nie wyzwaniem logistycznym.
Wykorzystanie systemu informatycznego TravelPay, z którego korzysta biuro podróży TripStar, pokazuje, że nowoczesne technologie mogą znacząco ułatwiać życie i zwiększać komfort organizacji wycieczki szkolnej. Warto z nich korzystać, aby oszczędzić czas, nerwy i skupić się na wspólnych, pozytywnych doświadczeniach uczniów.
Z systemu skorzystało już wiele szkół i jeszcze więcej nauczycieli, którzy nie wyobrażają sobie powrotu do tradycyjnego zbierania pieniędzy, martwienia się o terminy, listy uczestników i inne formalności.
